🇬🇧 English Version

Dear colleagues,
Since 01.01.2023 there has been a legal change to reporting sick to the employer. Certificates of incapacity for work (sick notes) will no longer be issued in paper form.

As soon as you are ill and have seen a doctor, the employer – i.e. the head of department and the HR department – must be informed by e‑mail. A new e‑mail address sickness@leibniz-hki.de has been created for the notification to HR.

The e‑mail must contain the following information:

• Day on which the doctor was consulted
• Expected duration of the illness (start / end)

The HR department then retrieves the certificate from the employee’s health‑insurance fund via an appropriate portal.

All other regulations on "Sick without a certificate" (must be recorded in *Zeus* itself and may be used for a maximum of three consecutive days), "Illness of a child" and "Rehabilitation measures" are not affected by the legal change. In the case of a child’s illness, a copy of the corresponding certificate with the details of the carer must also be sent to sickness@leibniz-hki.de .

If you have any further questions, please do not hesitate to contact the personnel office.

Yours sincerely
Jan Kösling
Team Leader HRM

🇩🇪 Deutsche Version

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Seit dem 01.01.2023 gibt es eine gesetzliche Änderung zur Meldung einer Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber. Es werden keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankenscheine) mehr in Papierform ausgestellt.

Sobald man erkrankt und einen Arzt aufgesucht hat, muss der Arbeitgeber – also der Abteilungsleiter und die Personalabteilung – per E‑Mail informiert werden. Für die Meldung an die Personalabteilung wurde die neue E‑Mail‑Adresse sickness@leibniz-hki.de eingerichtet.

In der Meldung müssen folgende Informationen enthalten sein:

• Tag, an dem der Arzt aufgesucht wurde
• Voraussichtliche Dauer der Erkrankung (Beginn / Ende)

Die Personalabteilung ruft dann über ein entsprechendes Portal die Bescheinigung bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters ab.

Alle anderen Regelungen zu "Krank ohne Schein" (muss selbst im *Zeus* erfasst werden und maximal drei Tage am Stück möglich), "Erkrankung eines Kindes" und "Rehamaßnahmen" sind von der gesetzlichen Änderung nicht betroffen. Bei einer Erkrankung des Kindes ist eine Kopie des entsprechenden Attests mit den Angaben der Betreuungsperson ebenfalls an die E‑Mail‑Adresse sickness@leibniz-hki.de zu senden.

Sollten Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich gern an das Personalbüro.

Mit freundlichen Grüßen
Jan Kösling
Teamleiter Personal

📞 Contact Information

Jan Kösling
Teamleiter Personal
Leibniz‑Institut für Naturstoff‑Forschung und Infektionsbiologie e. V.
Hans‑Knöll‑Institut
Adolf‑Reichwein‑Straße 23
07745 Jena, Germany

Phone: +49 3641 532 1018
Fax: +49 3641 532 2018
Email: Jan.Koesling@leibniz-hki.de
Website: www.leibniz-hki.de